Anno 2003 –  Tesi finale del

Corso di Alta Formazione Permanente e Ricorrente in “Comunicazione e Pubbliche Relazioni”

Università degli Studi di Bari

Mi sono sempre interessato di come funziona una organizzazione, sia quelle a scopo di lucro che no-profit,  e unitamente alle materie dell’indirizzo universitario prescelto (Giurisprudenza) ho approfondito, da autodidatta, le problematiche inerenti l’organizzazione.

Così quando ho iniziato a militare in una organizzazione no-profit e, successivamente, mi sono inserito nel modo del lavoro, guardavo con occhio particolare i contesti in cui mi trovavo ad agire.

Con mia grande sorpresa, facendo gli opportuni distinguo, ho riscontrato che le teorie elaborate per il mondo aziendale erano applicate con molta spontaneità più in strutture no-profit che in quelle di matrice imprenditoriale.

Cartina di tornasole era l’uso, o il non-uso, della Comunicazione Interna, che per quegli Operatori il cui modus operandi è  mettere al centro del loro operato la “Persona”, svolge un ruolo determinante.

Infatti, in tale contesto uno degli strumenti classici della Comunicazione Interna, la “riunione”, assume un alto valore in ambito organizzativo-formativo.

Invece nel modo lavorativo, poiché lo spirito di collaborazione tra gli individui  è un sentimento complesso da vivere, la Comunicazione Interna è più sentita come la “Voce del Padrone”.

Come accennavo, ho appreso che la Comunicazione Interna, grazie all’esame di come viene “utilizzata”, è una sorta di “Cartina tornasole” che consente di individuare, in tempi brevi e in grandi linee, il contesto in cui ci si trova ad operare; infatti, grazie ad essa è possibile capire in quali dei modelli organizzativi, di seguito descritti, ci si trova a lavorare:

Organizzazione “strutturale”

La comunicazione ha uno scopo puramente informativo, le persone dimostrano un livello di partecipazione piuttosto basso ed il clima generalmente non è ideale.

Nonostante la precisa organizzazione formale non c’è una vera comprensione/condivisione delle finalità strategiche della comunicazione; ciò fa sì che lo scambio avvenga a livello di informazioni necessarie ma impedisce che diventi uno strumento per migliorare la motivazione e la collaborazione tra le persone coinvolte.

 Organizzazione “integrata”

Sono quelle in cui una buona organizzazione strutturale della comunicazione, unita ad un forte senso di appartenenza e di condivisione degli obiettivi aziendali, crea un clima decisamente buono caratterizzato dalla diffusione di entusiasmo e leadership.

 Organizzazione “nevrotica”

Ogni cambiamento è rifiutato, la comunicazione è scarsa e la leadership si sviluppa con un accentramento dei poteri e scarsa valorizzazione delle risorse umane.

Partendo dall’esame del tipo di organizzazione in cui si lavora, si dovrebbe iniziamo a pensare alla Comunicazione Interna in maniera innovativa e propositiva, con un compito più articolato.

Questa deve aiutare la realizzazione di un attività imprenditoriale che punti con decisione al miglioramento della qualità del lavoro e del prodotto; di conseguenza, ci rendiamo conto che tale tipo di comunicazione non può più essere rilegata a “Voce del Padrone e/o lasciata all’improvvisazione.

Partendo dal teorema fondamentale che la Comunicazione Interna non è un monologo dei vertici, ma un processo di incontro e di ascolto tra tutte le parti coinvolte nel raggiungimenti degli obiettivi aziendali, l’attività espletata attraverso tale strumento è definibile “formazione continua e totale”.

Quindi, la Comunicazione Interna acquisisce il ruolo di stimolo al cambiamento della gestione della struttura organizzativa, orientandola sempre di più verso l’organizzazione per processi.

Inoltre con la comunicazione non si realizza più solo come scambio circolare, ma diventa un sistema di co-costruzione di una realtà comune: quando leggiamo, ascoltiamo ciò che qualcuno ci scrive o ci dice, allo stesso tempo noi costruiamo una teoria di ciò che questo interlocutore desidera, crede, dei suoi obiettivi utilizzando la nostra mappa congnitiva.

COS’È LA COMUNICAZIONE INTERNA

La Comunicazione Interna si realizza nel momento stesso in cui più persone lavorano insieme e devono far convergere il loro operato verso realizzazioni comuni, condividendo lo stesso luogo, lo stesso spazio e gli stessi progetti.

La Comunicazione Interna ha avuto il ruolo di scandire la vita dell’azienda, attraverso momenti di incontri e pubblicazioni interne, povere di un significato funzionale ma carichi di significato simbolico e sociale, come la necessità di appartenere ad un “gruppo”; avendo uno scopo puramente informativo le persone hanno dimostrato un livello di partecipazione piuttosto basso.

Nonostante una precisa organizzazione formale, capitava che non vi è una vera comprensione/condivisione delle finalità strategiche della comunicazione; c’era uno scambio a livello di informazioni necessarie, ma ciò impediva che la comunicazione diventasse uno strumento per migliorare la motivazione e la collaborazione tra le persone coinvolte.

Spesso tale tipo di comunicazione, è stata considerata soltanto la “Voce del Padrone”, uno strumento per la guida dell’azienda, utilizzato spontaneamente dal Leader durante la sua attività di imprenditore.

La Comunicazione Interna, viceversa, deve assumere una rilevanza strategica per il successo di una azienda, tale aspetto comunicativo deve essere inglobata nella Comunicazione Organizzativa, intesa come “l’insieme dei processi di creazione e di scambio di messaggi e di informazioni all’interno delle diverse reti di relazioni che costituiscono l’essenza dell’organizzazione”.

Quindi la Comunicazione come volano di crescita del Know-how aziendale, grazie soprattutto all’innovazione tecnologica ed alla diffusione di internet.

Grazie ad internet (chat, e-mail, web, ecc.) è possibile la creazione di comunità informali all’interno di una organizzazione, la cui presenza è una vera e propria ricchezza aziendale, che permette alle persone di accedere alle informazioni ed eseguire i propri compiti meglio di quanto sarebbe possibile con la formazione intesa in senso classico.

Ma la Comunicazione Interna non è solo “internet”, ma deve essere anche la riscoperta di strumenti tradizionali quale la “riunione”, che in questo contesto recupera il suo significato “informativo-formativo”, abbandonando definitivamente ogni utilizzo speculativo da parte dei vertici aziendali per affermare la propria supremazia.

Grazie ad una crescita del valore medio del livello della conoscenza dei componenti di una organizzazione, quest’ultima può subire dei mutamenti nel suo assetto interno, vissuti non come imposizione ma frutto di una richiesta nata dal volere degli stessi appartenenti alla struttura. 

IL PERSONALE COME RISORSA

Le organizzazioni e le istituzioni, comprese quelle di carattere no-profit, si trovano quotidianamente a fronteggiare i repentini cambiamenti di scenario del settore in cui operano.

Tali mutamenti comportano nuove strategie, assetti organizzativi e approcci con il “cliente”; il tutto in un lasso di tempo che si va sempre più accorciando e con  aumento dei costi.

Alcuni prestigiosi Organismi, al fine di evitare la perdita di quote di mercato, non si accontentano più di dare delle immediate risposte alle nuove esigenze, ma hanno improntato la loro pianificazione al “prevedere i mutamenti”, e quindi avere già nel cassetto i piani per affrontare il cambiamento economico e/o sociale.

Quindi è necessario facilitare la collaborazione dei dipendenti,  aumentare l’interazione tra di loro all’interno delle diverse realtà aziendali, favorirne lo scambio delle informazioni, insomma fare “un lavoro di squadra”.

Se poi intendiamo porre in essere la comunicazione organizzativa, l’ambiente “esterno” deve avere un suo ruolo ed essere considerato facente parte integrante della struttura organizzata ed valutato attraverso

• La misurazione della customer satisfaction
• La gestione dei reclami
• La rilevazione dei fabbisogni del cliente

Il tutto per non dimenticare che la gestione del cliente e il suo costante monitoraggio governano il miglioramento delle performance aziendali.

Così facendo l’ambiente esterno viene inglobato, i  dipendenti in quanto reali esecutori dello scambio comunicazionale sono considerati a loro volta “collaboratori” interni e quindi gestiti nella loro dimensione umana.

Pertanto, i Dipendenti, divenuti Clienti Interni da soddisfare sono dotati di:

• Bisogni ed emozioni
• Aspettative, senso di appartenenza
• Motivazioni e aspirazioni professionali

In questa ottica più è alta la soddisfazione e la motivazione del Cliente Interno, più  il Cliente Esterno  è, a sua volta, deliziato.

L’annullamento dei tradizionali confini tra mondo interno ed esterno, invertendo i punti di vista, garantisce il monitoraggio proprio della efficacia e della efficienza del processo organizzativo.

La comunicazione organizzativa presidia la totalità aziendale costituita da collaboratori, consulenti, dipendenti, fornitori e clienti.

Da ciò si comprende il significato del messaggio degli esperti di marketing e di strategie aziendali: per vincere le sfide del nuovo mercato bisogna ridisegnare la propria organizzazione interna aziendale attraverso l’incentivazione del lavoro di gruppo (workgroup computing), utilizzando in modo al massimo quella categoria di software progettati espressamente per supportare l’attività lavorativa di gruppi di persone (groupware).

Concordi gli Economisti, i quali non hanno dubbi sul fatto che i progetti groupware saranno gli strumenti chiave delle imprese competitive del prossimo futuro.

Ma per fare tutto questo è necessario focalizzare l’attenzione sul il “Fattore Umano”.

La risorsa umana è quindi la marcia in più di un Organismo, dove “l’organizzazione è qualcosa in più o in meno della somma degli individui che la compongono” (Kurt Lewin); ma questo è possibile grazie alla qualità delle relazioni che gli individui instaurano tra di loro e con l’ambiente in cui operano.

Si parla sempre con frequenza maggiore di aumentare il coinvolgimento emotivo di tutti, definire e condividere la missione, contribuire ai processi produttivi e decisionali, conoscere tutta l’organizzazione, le sue attività, le sue politiche e i cambiamenti in corso; il tutto per favorire l’innovazione, il cambiamento rapido delle strategie e politiche operative.

Ma come si può favorire il lavoro di gruppo?

Forse bisognerebbe agevolare un clima di interazione di gruppo, individuando le soluzioni e gli strumenti per consentire alle aziende di migliorare le comunicazioni interaziendali e lo scambio delle informazioni e delle risorse tra gli individui.

Le Multinazionali e/o Grandi Aziende, grazie ad ottimi budget economici, possono  risolvere tale problema agevolmente, considerato che internet ed intranet sono già ampiamente utilizzati all’interno dell’organizzazione ed il numero dei terminali è altissimo.

Pertanto, tali soggetti possono provvedere all’acquisto di  hardware specifici e costosi (vedi i server) ed di particolari prodotti software altrettanto onerosi.

Purtroppo,  la realtà delle aziende italiane ed europee è molto diversa, poiché registra la presenza di piccole e medie aziende che, non disponendo di budget alti e, a volte, in mano ad imprenditori “analfabeti” dal punto di vista informatico, che aspirano sì ad acquisire delle reti locali, che possono garantire un buon livello di interazione e di comunicazione interna aziendale tra i dipendenti, ma allo stesso tempo devono costare molto poco, e ciò non sempre possibile nonostante la svariata offerta nel mercato di software ed hardware.

Comunque, alla base di tutti i software l’idea di massima di condivisione trova il suo centro di gravità nella gestione del risultato tipico di un’attività lavorativa: il documento.

Questo non è più visto, come accade in un modello aziendale di tipo gerarchico, come una sorta di proprietà privata il cui destino è determinato dall’operato di un singolo utente, bensì come una base sui tutti devono partecipare tutti, ognuno secondo le proprie specifiche competenze ed attitudini.

Qualunque sia il risultato che si vuole raggiungere, è importante che gli individui interagiscono tra loro; di conseguenza, la Comunicazione Interna è lo strumento ideale al raggiungimento dell’obiettivo del “lavoro di squadra”.

Se la conoscenza, un tempo bene individuale, è ora un bene generale della società ed un valore irrinunciabile per l’organizzazione in cui l’individuo opera, tale valore va salvaguardato ed accresciuto attraverso la comunicazione.

ALCUNI STRUMENTI CLASSICI DELLA COMUNICAZIONE INTERNA

Tra gli strumenti classici con cui si realizza una “Comunicazione Interna” è necessario focalizzare l’attenzione su quelli che hanno, e avranno, la forza di sopravvivere ai tempi ed alle mode grazie alla loro semplicità di applicazione (bacheca), all’indole dell’uomo di manifestare il proprio potere (la comunicazione scritta) ed avere un intrinseco valore informativo-formativo (la riunione).

a)    La Bacheca

La cara e vecchia Bacheca è presente nella nostra fin dall’infanzia.

Infatti la prima bacheca che incontriamo è quella della Scuola, dove a fine anno scolastico veniva affisso l’elenco dei promossi e bocciati.

Il materiale impiegato per realizzarla è vario, a seconda dell’importanza e del luogo in cui deve essere collocata; ma i sentimenti che nel vederla ci fa scaturire dentro sono solitamente due:

Amore: perché ci comunica una bella notizia (una promozione, un lavoro… il rinvio della data di un esame):

Odio: nei confronti di chi allestisce la bacheca, che spesso è piena di comunicazioni e/o avvisi messi alla rinfusa ed la loro completa visione è ostacolata dalla presenza di ante in vetro ben chiuse..

La Bacheca, attraverso il tempo e le mode, da essere lo strumento più semplice ed accessibile a tutti per la comunicazione di notizie importanti, è divenuto un aspetto formale, vedasi “Albo” di un Ente Pubblico, o oggetto inutile.

Un esempio su cui riflettere è la constatazione che alcune aziende certificate UNI EN ISO 9001 norma dove la circolazione di notizie svolge un ruolo importante, erano prive di una bacheca.

Oggi con l’avvento di internet si tende a sostituire fisicamente la Bacheca con il sito Web; tale prassi, pur essendo una evoluzione moderna della stessa “Bacheca”, è rischiosa perché si escluderà completamente dall’informazioni, anche le più banali,  coloro i quali saranno gli “analfabeti del XXI secolo” (chi non saprà utilizzare e/o avrà la possibilità economica di accedere ad internet).

b) La Comunicazioni Scritta

Tale prassi è largamente usata negli enti pubblici, sotto forma di circolare si comunica al personale notizie varie che riguarda l’istituzione.

La prima comunicazione scritta della nostra vita che “subiamo” è la “Circolare” letta a Scuola…

Ricordo ancora i Professori che la leggevano in classe con superficialità, facendo scaturire in tutti gli studenti una noia mortale; di tante comunicazioni scritte “subite” solo di una mi ricordo l’oggetto: “abolizione della ricreazione”…

Tale strumento comunicativo è stato, naturalmente, applicato anche nel settore privato in varie forme: ordine di servizio, lettera aperta, lettera riservata, volantino, depliants e giornale aziendale.

Ogni pubblicazione ha un suo preciso scopo, ma il destino è identico: se non contiene un ordine del superiore viene cestinata senza essere letta.

Tale indifferenza ha svariate cause: l’inutilità delle notizie contenute, un linguaggio troppo complesso o, addirittura, la scarsa attenzione all’impaginazione che porta a pubblicazioni ricche di parole magari con caratteri piccoli e fastidiosi da leggere.

La comunicazione scritta rimane e rimarrà uno degli strumenti della Comunicazione Interna, con la speranza di scrivere meno e meglio.

c) La Riunione

La riunione rappresenta un altro degli strumenti classici della Comunicazione Interna che, vedendo la partecipazione di un certo numero di persone,  ha  per il management lo scopo di comunicare decisioni o/e coinvolgere i dipendenti, provenienti da diversi settore, nel raggiungimento di un preciso obiettivo.

Quindi è occasione per esaminare una situazione, pianificare le attività, nonché per avere il polso dell’umore del personale dell’azienda e/o organizzazione.

È un momento in cui anche chi, solitamente, vive ai margini dell’organizzazione ha la possibilità di “sentire e condividere” la stessa “mission”.

Vista sotto questa luce la riunione sembrerebbe un momento topico della vita associativa, questa dovrebbe scandire la stessa attività del personale e far confluire le conoscenza dei singoli nell’attività che verrà posta in essere.

Tale occasione di incontro dovrebbe, in teoria, avere una cadenza ben precisa e non collegata ad eventi particolari, nonché fortemente attesa dal personale stesso.

Purtroppo in molte organizzazioni ciò non avviene, anzi, quando viene indetta una riunione è spesso foriera di problemi e “rimbrotti” da parte del Capo.

Nell’ipotesi più rosea sono noiose comunicazioni o performance del Capo che si “autocelelebra”, tutte vissute passivamente.

Naturalmente, avendo tale tipo di riunione un fine contrario a quella che è poi la propria natura risulta essere: mal gestita, confusionaria, si registra un tasso di attenzione dei partecipanti basso ed una grande quantità di “ghirigori” sui blocchetti di appunti dei partecipanti-uditori.

Possiamo dire, senza paura di essere smentiti, che spesso le regole per una “buona gestione della riunione”, di seguito riportate, vengono sistematicamente non applicate:

1) Indire una riunione per tempo

2) Limitare la partecipazione alle sole persone interessate

3) Comunicare in modo formale argomenti ed obiettivi

4) Distribuire con sufficiente anticipo il materiale di supporto

5) Verificare che i partecipanti siano informati sugli argomenti da trattare

6) Annotare in modo informale l’effettiva partecipazione alla riunione

7) Rispettare l’agenda e la relativa scaletta temporale

8) Chiudere un argomento quando la discussione non porta ad ulteriori contributi

9) Rinviare la discussione di un argomento in carenza di elementi essenziali

10) Registrare le informazioni essenziali e le decisioni assunte

11) Individuare i responsabili delle decisioni prese ed indicare le scadenze

12) Verbalizzare durante il corso della riunione

13) Inviare il verbale per opportunità di conoscenza a tutti coloro che possono trarne utilità.

ALCUNI STRUMENTI MODERNI DELLA COMUNICAZIONE INTERNA

I progetti di gruppo per ottimizzare la Comunicazione Interna aziendale non possono prescindere dall’uso di un insieme di strumenti informatici che aiutino il lavoro di gruppo in maniera semplice ed efficace:

teleconferenza, videoconferenza, sistema elettronico di riunione, strumenti di conversazione, accorgimenti software di condivisione hardware, workflow elettronici dei flussi di lavoro, redazione o edizione condivisa real-time di documenti, servizi di messaggistica istantanea e gestione in tempo reale del servizio di posta elettronica.

Studi recenti in tema di strategia aziendale hanno individuato nuovi scenari della comunicazione digitale nei quali si sta facendo strada un nuovo modello globale di modernità, basato sulla maggiore democratizzazione dell’informazione all’interno delle aziende.

Si cerca di instaurare un clima aziendale di completa cooperazione, nel quale sia facilitata a tutti i livelli l’interazione e la collaborazione in tempo reale tra i dipendenti, lo scambio delle informazioni e delle risorse, l’uso di strumenti informatici per il lavoro di gruppo (groupware).

Diversi studi hanno rivelato lo stretto legame esistente tra un’efficiente comunicazione interna aziendale ed il conseguimento di ottime performance.

Uno dei più interessanti è stato fornito dal gruppo PIMS (Profit Impact of Market Strategy).

Nel corso degli anni un gruppo di studiosi ha raccolto dati su 3000 “unità aziendali strategiche”, metà delle quali in Europa, che sono state classificate buone o scadenti in base alla loro gestione delle risorse umane.

Tra i criteri adottati da tale ricerca vi era anche quello della condivisione delle informazioni all’interno delle aziende e del grado di interazione e di collaborazione in tempo reale dei dipendenti.

Il risultato di questa e di altre ricerche simili è stato unanime: l’azienda di domani dovrà puntare, sempre di più a favorire la condivisione delle conoscenze e stimolare una cultura di gruppo tesa a migliorare l’interazione e la collaborazione tra i dipendenti; e  ciò sarà realizzabile solo con l’aiuto delle nuove tecnologie.

Tra i nuovi strumenti della Comunicazione Interna ho preso in considerazioni solo tre: e-mail, videoconferenze e la TV aziendale.

La prima, data l’ormai larga diffusione di internet, è da considerarsi uno strumento di uso comune; la seconda, più complessa tecnologicamente, riduce tempi e distanze per chi deve interagire con persone distanti fisicamente. La terza rientra nell’idea che la formazione passa dalla attraverso la creatività.

a) Le e-mail

Molti di noi si saranno accorti, spesso a proprie spese, di quanto è difficile far parlare persone che pur lavorando nella stessa azienda sono impiegate in diversi settori.

Forse rimarrà senza risposta un quesito ricorrente in tutte le organizzazioni: un tecnico e un amministrativo potranno mai capirsi?

Qualcosa però sta mutando, si sta attuando un cambiamento silenzioso ma molto interessante: il diffondersi dell’uso dell’e-mail.

Infatti, la posta elettronica sembra avere cambiato i comportamenti, le modalità di collaborazione e persino le gerarchie.

A scoprirlo sono stati alcuni ricercatori (Joshua Tyler, Tennis Wilkinson e Bernardo Huberman autori per l’Information Lab della HP dell’indagine “Email as Spectroscopy: Automated discovery of community structure within organizations”).

Gli autori, dopo aver sviluppato una metodologia per elaborare tutti i dati relativi ai flussi di e-mail per comprendere chi lavora per chi, e chi davvero detiene il potere all’interno di un dato gruppo, hanno evidenziato uno scenario del tutto nuovo.

L’e-mail è apparsa non solo come uno strumento per comunicare, ma anche un modo per fare venire a galla negli uffici moderni modelli di collaborazione che non fanno parte della organizzazione formale.

L’indagine, in maniera rivoluzionaria, invece di essere realizzata effettuando interviste è stata svolta sulla base della raccolta automatica del flusso di oltre un milione di e-mail del personale di HP Lab (circa 480 persone).

I Ricercatori hanno preso come parametri essenziali il mittente e i destinatari delle e-mail, per un periodo di due mesi.

Successivamente, al termine sono state realizzate delle interviste con i dipendenti.

Nell’indagine sono state prese in considerazione, anche per ragione di privacy, solo le e-mail interne, ovvero quelle scambiate tra i dipendenti.

In questa ricerca si è preso in considerazione lo studio di “comunità informali”, che all’interno di una organizzazione si stanno sempre di più sviluppando, anche perché la presenza di questa rete di relazioni è una vera e propria ricchezza aziendale che consente alle persone di accedere ad informazioni ed eseguire i propri compiti meglio di quanto sarebbe possibile senza l’esistenza di questi gruppi informali.

Nel dettaglio, la ricerca ha individuato 66 distinte comunità, con una media di composizione per comunità di 8,4 persone: la più ampia di queste era formata da 57 persone mentre ce ne sono diverse composte da due persone.

Ma quante di queste sono informali? Quante di queste travalicano gli schemi organizzativi? Secondo gli autori, diciassette di questi gruppi informali erano formati da persone che appartenevano a due o più divisioni aziendali.

Ma gli studiosi hanno scoperto qualcosa di importante in materia di organizzazione aziendale:

“la ubiquità della posta elettronica permette anche interferire non solo sulla organizzazione ma anche sui ruoli di comando”.

Infatti, l’uso dell’e-mail determina un certo appiattimento delle gerarchie e definisce uno status di eguaglianza.

Personalmente, ritengo che l’impiego delle e-mail è strumento propedeutico ed a basso costo, utile per creare un tipo di  Azienda, che abbandonando definitivamente i principi alla base dell’organizzazione piramidale,  sia sempre più simile ad una “organizzazione integrata”.

b) Le Videoconferenze

Le Videoconferenze saranno le riunioni del futuro, visto anche che grazie ai progressi tecnologici, unitamente all’abbattimento dei costi, tale forma di comunicazione multimediale sarà sempre più diffusa.

Tale innovazione comunicativa offre alle Aziende (Grandi, Medie e Piccole) la possibilità di parlare e vedere interlocutori lontani, “volando” virtualmente da un capo all’altro del mondo con la stessa semplicità e velocità di una telefonata.

Al di là dell’ovvio risparmio sui costi di viaggio, le conferenze a distanza offrono la possibilità di rendere flessibile l’organizzazione delle riunioni senza la necessità di pianificarle con molto anticipo, stimolano i partecipanti ad interventi più coincisi e ricchi di contenuto informativo, oppure consentono la partecipazione di ospiti relatori che altrimenti, per motivi organizzativi, di tempi o di costi, non sarebbero potuti intervenire.

Con questo strumento di comunicazione un Azienda può raggiungere i seguenti risultati pratici:

1)interazione immediata con più interlocutori, in sedi diverse; 

2)comunicazione visiva diretta e riscontro immediato delle reazioni degli interlocutori;

3)possibilità di condivisione in tempo reale di documenti informatici, file, archivi, fogli di calcolo e immagini;

4)supporto iconografico alla comunicazione, con semplici icone è possibile simulare l’alzata di mano, assenso, dissenso, l’applauso ed il sorriso.

5) invio di feedback immediati, per comunicare il livello di comprensione;

6)rispondere a sondaggi, creati al volo durante il meeting.

7)facilità del personale ad aggiornarsi in tempo reale;

8)formazione costante del personale.

c) La TV Aziendale

Sempre partendo dal concetto della necessità dall’apporto di tutti, compreso i clienti, nel raggiungimento del successo di un impresa, si è presentato il problema di fare “comunicazione” in aziende con un gran numero di dipendenti, magari con sede sparse su tutto il territorio.

Infatti, una azienda di grandi dimensioni, o con una naturale delocalizzazione, è troppo frammentata per porre in atto delle evoluzioni così veloci da stare al passo con il cambiamento di scenario.

Inoltre, ha una forte necessità di comunicare ai suoi dipendenti valori ed identità aziendale, oppure allineare comportamenti e strategie comuni.

Di fronte a queste esigenze internet è stato visto come una risorsa importante, ma essendo una comunicazione scritta non all’altezza di attrarre l’attenzione di chi è orami abituato a vivere “vedendo” le emozioni.

Di qui l’idea di fare la “Web Televisione”, utilizzando tecniche dell’interazione attraverso il mezzo televisivo.

Creare una televisione più divertente e interessante di quella che solitamente vediamo a casa, dove viene agevolato l’apprendimento comune.

Grazie all’abbattimento dei costi di internet la Tv Aziendale è alla portata di molte più aziende o associazioni di imprese, e porterebbe a soddisfare quel bisogno latente di uno strumento che renda possibile fare la “comunicazione emozionale a distanza”.

Attualmente la TV via internet è limitata nella sua applicazione ma solo per una questione di abitudini; infatti, le immagini viste via internet sono molto lontane da quelle ad alta definizione che vediamo quotidianamente grazie ai televisori di casa.

Ma l’avvento delle nuove tecnologie satellitari, l’integrazione con la Web Television renderà possibile garantire qualità dell’immagine, ma creare eventi in diretta da diffondere su diversi pubblici aziendali permettendo una alta velocità nella Comunicazione Interna.

Conclusioni

In questa rapida descrizione della Comunicazione Interna e di alcuni degli strumenti per attuarla, emerge chiaramente come questo tipo di comunicazione è in continua evoluzione.

L’utilizzo della Comunicazione Interna, sia in maniera tradizionale che innovativa, può fare veramente la differenza perché ha come obiettivo finale “l’uomo” e la sua formazione.

L’individuo è da considerare una risorsa intangibile di un impresa, parte integrante del Know how che, in senso negativo o positivo, contribuisce a definire il valore aziendale. 

La comunicazione strategica, funzionale, formativa e informativa vivono nell’azienda in un equilibrio dinamico nel senso che il peso di ciascuno di questi ambiti varia a seconda degli obiettivi che si vogliono raggiungere.

Per ottimizzare il processo produttivo è assolutamente fondamentale potenziare la comunicazione funzionale  e informativa volta alla diffusione delle informazioni nel modo più efficiente ed efficace possibile.

Per aumentare il peso dell’apporto professionale di ogni membro dell’organizzazione è necessario potenziare gli strumenti formativi, sia come analisi del fabbisogno formativo, che come percorsi formativi interni all’azienda.

Così se l’azienda ha bisogno di ripescare la sua competenza distintiva, è inevitabile l’apporto della comunicazione strategica, finalizzata alla ricerca della mission e della vision dell’azienda nel suo complesso, ma anche di ogni sottogruppo di lavoro sino a raggiungere il singolo individuo.

Se ogni individuo ha la sua scala di valori, si può rintracciare lo scopo fondamentale della sua vita, ma poi deve avere a disposizione strumenti per allineare il suo mondo interno con quello dell’azienda.

Bibliografia

 

Titolo	Autore/i	Casa Editrice
Comunicare Organizzando	Giuditta Alessandrini	Media Studies
La Perfetta Comunicazione Interna	Mauro de Vincentiis	Lupetti
Comunicazione Interna e Management nel No-Profit	José Marìa La Porte	Franco Angeli
La Comunicazione Ecologica	Jerme K. Liss	La Meridiana
L’arte di comunicare	Carlo Macello	De Agostani – FrancoAngelo
La perfetta Comunicazione d’emergenza	Mauro de Vincentiis	Lupetti
Come migliorare la Comunicazione Interna nelle organizzazioni	Frank M. Corrado	FrancoAngeli
E l’Azienda fa la TV	Andrea Notarnicola – Fiora Steinbach Palazzini	FrancoAngeli
Capire la qualità	Erika Leopardi	Il Sole 24 ore
Manuale della qualità	Tito conti – Piero de Risi	Il Sole 24 ore