Le organizzazioni e le istituzioni, comprese quelle di carattere no-profit, si trovano quotidianamente a fronteggiare i repentini cambiamenti di scenario del settore in cui operano.

Tali mutamenti comportano nuove strategie, assetti organizzativi e approcci con il “cliente”; il tutto in un lasso di tempo che si va sempre più accorciando e con  aumento dei costi.

Alcuni prestigiosi Organismi, al fine di evitare la perdita di quote di mercato, non si accontentano più di dare delle immediate risposte alle nuove esigenze, ma hanno improntato la loro pianificazione al “prevedere i mutamenti“, e quindi avere già nel cassetto i piani per affrontare il cambiamento economico e/o sociale.

Quindi è necessario facilitare la collaborazione dei dipendenti,  aumentare l’interazione tra di loro all’interno delle diverse realtà aziendali, favorirne lo scambio delle informazioni, insomma fare “un lavoro di squadra”.

Se poi intendiamo porre in essere la comunicazione organizzativa, l’ambiente “esterno” deve avere un suo ruolo ed essere considerato facente parte integrante della struttura organizzata ed valutato attraverso

¨    La misurazione della customer satisfaction

¨    La gestione dei reclami

¨    La rilevazione dei fabbisogni del cliente

Il tutto per non dimenticare che la gestione del cliente e il suo costante monitoraggio governano il miglioramento delle performance aziendali.

Così facendo l’ambiente esterno viene inglobato, i  dipendenti in quanto reali esecutori dello scambio comunicazionale sono considerati a loro volta “collaboratori” interni e quindi gestiti nella loro dimensione umana.

Pertanto, i Dipendenti, divenuti Clienti Interni da soddisfare sono dotati di:

– Bisogni ed emozioni

– Aspettative, senso di appartenenza

– Motivazioni e aspirazioni professionali

In questa ottica più è alta la soddisfazione e la motivazione del Cliente Interno, più  il Cliente Esterno  è, a sua volta, deliziato.

L’annullamento dei tradizionali confini tra mondo interno ed esterno, invertendo i punti di vista, garantisce il monitoraggio proprio della efficacia e della efficienza del processo organizzativo.

La comunicazione organizzativa presidia la totalità aziendale costituita da collaboratori, consulenti, dipendenti, fornitori e clienti.

Da ciò si comprende il significato del messaggio degli esperti di marketing e di strategie aziendali: per vincere le sfide del nuovo mercato bisogna ridisegnare la propria organizzazione interna aziendale attraverso l’incentivazione del lavoro di gruppo (workgroup computing), utilizzando in modo al massimo quella categoria di software progettati espressamente per supportare l’attività lavorativa di gruppi di persone (groupware).

Concordi gli Economisti, i quali non hanno dubbi sul fatto che i progetti groupware saranno gli strumenti chiave delle imprese competitive del prossimo futuro.

Ma per fare tutto questo è necessario focalizzare l’attenzione sul il “Fattore Umano”.

La risorsa umana è quindi la marcia in più di un Organismo, dove “l’organizzazione è qualcosa in più o in meno della somma degli individui che la compongono” (Kurt Lewin); ma questo è possibile grazie alla qualità delle relazioni che gli individui instaurano tra di loro e con l’ambiente in cui operano.

Si parla sempre con frequenza maggiore di aumentare il coinvolgimento emotivo di tutti, definire e condividere la missione, contribuire ai processi produttivi e decisionali, conoscere tutta l’organizzazione, le sue attività, le sue politiche e i cambiamenti in corso; il tutto per favorire l’innovazione, il cambiamento rapido delle strategie e politiche operative.

Ma come si può favorire il lavoro di gruppo? Forse bisognerebbe agevolare un clima di interazione di gruppo, individuando le soluzioni e gli strumenti per consentire alle aziende di migliorare le comunicazioni interaziendali e lo scambio delle informazioni e delle risorse tra gli individui.

Le Multinazionali e/o Grandi Aziende, grazie ad ottimi budget economici, possono  risolvere tale problema agevolmente, considerato che internet ed intranet sono già ampiamente utilizzati all’interno dell’organizzazione ed il numero dei terminali è altissimo.

Pertanto, tali soggetti possono provvedere all’acquisto di  hardware specifici e costosi (vedi i server) ed di particolari prodotti software altrettanto onerosi.

Purtroppo,  la realtà delle aziende italiane ed europee è molto diversa, poiché registra la presenza di piccole e medie aziende che, non disponendo di budget alti e, a volte, in mano ad imprenditori “analfabeti” dal punto di vista informatico, che aspirano sì ad acquisire delle reti locali, che possono garantire un buon livello di interazione e di comunicazione interna aziendale tra i dipendenti, ma allo stesso tempo costare molto poco, e ciò non sempre possibile nonostante la svariata offerta nel mercato di software ed hardware.

Comunque, alla base di tutti i software l’idea di massima di condivisione trova il suo centro di gravità nella gestione del risultato tipico di un’attività lavorativa: il documento.

Questo non è più visto, come accade in un modello aziendale di tipo gerarchico, come una sorta di proprietà privata il cui destino è determinato dall’operato di un singolo utente, bensì come una base sui tutti devono partecipare tutti, ognuno secondo le proprie specifiche competenze ed attitudini.

Qualunque sia il risultato che si vuole raggiungere, è importante che gli individui interagiscano tra loro; di conseguenza, la Comunicazione Interna è lo strumento ideale al raggiungimento dell’obiettivo del “lavoro di squadra”.

Se la conoscenza, un tempo bene individuale, è ora un bene generale della società ed un valore irrinunciabile per l’organizzazione in cui l’individuo opera, tale valore va salvaguardato ed accresciuto attraverso la comunicazione.